Selecţionarea este operaţiunea arhivistică de stabilire a valorii documentar-istorice sau practice a unităţilor arhivistice dintr-un fond sau colecţie, în vederea păstrării permanente a celor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional şi eliminarea celor lipsite de importanţă. Deci prin selecţionare se urmăreşte, în primul rând, stabilirea documentelor cu valoare documentar istorică şi păstrarea lor în vederea depunerii la Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene, la termenele stabilite în legislaţia arhivistică. În al doilea rând, prin selecţionare se urmăreşte eliminarea din arhivă şi introducerea în circuitul economic a acelor documente care, prin trecerea unui număr de ani, nu mai prezintă importanţă, pentru unitatea respectivă, din niciun punct de vedere, eliberând astfel spaţii de depozitare pentru păstrarea documentelor nou create.
Selecţionarea este, aşadar, una din operaţiunile de bază ale activităţii arhivistice, piatra de încercare a competenţei personalului care o efectuează. Problema selecţionării arhivelor este în strânsă legătură cu buna lor organizare, cu pregătirea personalului şi cu respectul pe care acesta îl datorează cuvântului scris, menit a deveni document istoric.
Prin operaţiunea de selecţionare se hotărăşte soarta documentelor: păstrarea sau eliminarea lor definitivă, angajând astfel, în cel mai înalt grad, responsabilitatea unităţilor creatoare şi deţinătoare de documente ca şi a Arhivelor Naţionale sau a direcţiilor judeţene, ca instituţii investite prin lege să coordoneze această activitate şi să acorde ultimul aviz.
Legea Arhivelor Naţionale nr.16/1996 ( art. 10-11 ) şi Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente (art. 29-36), creează cadrul juridic legal de efectuare a delicatei operaţiuni de selecţionare a documentelor. Delicată deoarece, dacă asupra lucrărilor de ordonare şi inventariere se mai poate interveni, eventual chiar reface, la nevoie, selecţionarea – cel puţin în ceea ce priveşte documentele eliminate – are caracter ireversibil. A vând în vedere tocmai acest fapt, legislaţia arhivistică actuală a adus modificări conceptuale în legătură cu selecţionarea documentelor. Astfel, obligaţia unităţilor de a prezenta în dosarul selecţionării inventarul sau inventarele documentelor permanente din perioada pentru care se solicită confirmarea lucrării de la compartimentele în cauză, oferă arhivistului care verifică lucrarea posibilitatea să cunoască criteriile care au stat la baza aprecierii valorii documentelor. Dacă arhivistul consideră că nu s-a acordat atenţia cuvenită anumitor informaţii, poate interveni, iar în urma verificării lucrării la faţa locului, poate face propuneri de reţinere permanentă sau scoaterea din evidenţă a acestor documente, indiferent ce termen de păstrare au în nomenclator. În condiţiile în care termenele de păstrare pentru fiecare categorie de documente se regăsesc doar în nomenclatoarele arhivistice, creşte mult responsabilitatea atât a celor care aprobă aceste instrumente de lucru, cât şi a arhiviştilor şi arhivarilor, care trebuie să conştientizeze atât conducerile unităţilor, cât şi comisiile de selecţionare ca în nomenclatoarele pe care le întocmesc să stabilească termenele permanente nu numai în funcţie de necesităţi şi specific, dar şi ţinând seama de valoarea documentar ştiinţifică a documentelor.